6 cách đánh số thứ tự trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2021

Excel luôn là một công cụ cực kỳ hữu ích cho dân văn phòng, nhất là trong việc thống kê số liệu và tính toán, phân tích. Ắt hẳn là còn nhiều điều về công cụ này mà người dùng chưa thể biết hết được. Và sẽ thật tiện lợi khi công cụ này hỗ trợ bạn đánh số thứ tự một cách thông minh mà không phải nhập thủ công.

Hãy cùng khám phá ngay 6 cách đánh số thứ tự siêu đơn giản trong Excel giúp người dùng sắp xếp và quản lý thông tin dễ dàng hơn.

6 cách đánh số thứ tự trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2021
6 cách đánh số thứ tự trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2021

Tổng hợp 6 cách đánh số thứ tự trong Excel

Cách 1: Giữ và kéo chuột vào vị trí cần đánh số

Đây được xem là cách “sơ đẳng” nhất cho những ai mới “nhập môn” Excel. Hầu hết dân văn phòng đều biết sử dụng cách này. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập số 1 vào vị trí bắt đầu (hay còn gọi là ô đầu tiên) của hàng/dãy. Nhập tiếp số 2 vào ô kế tiếp.

Bước 2: Bạn hãy bôi đen cả 2 ô này, sau đó di chuột vào góc dưới bên phải của ô thứ 2. Khi đó, bạn sẽ thấy xuất hiện một biểu tượng dấu + ở góc này.

Bước 3: Ấn giữ và kéo chuột đến vị trí cuối cùng mà bạn cần đánh số. Khi đó, bạn sẽ nhận về một dãy ô được đánh số thứ tự liên tiếp.

6 cách đánh số thứ tự trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2021

 

  • Ưu điểm: Thực hiện cực đơn giản và nhanh chóng.
  • Nhược điểm: Sẽ hơi mất thời gian và khó quản lý nếu cần đánh số số lượng nhiều. Khi xóa vị trí đánh số bất kỳ thì không được cập nhật mà phải đánh số lại từ vị trí xóa trở đi.

Cách 2: Sử dụng chức năng Stop Value

Đây cũng là một cách rất thường được sử dụng nếu bạn cần đánh số lên đến hàng trăm hàng ngàn. Chức năng này thường được kế toán hay admin sử dụng trong các bảng thống kê, nhập liệu.

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn nhập số 1 vào vị trí bắt đầu đánh số.

Bước 2: Tại thanh menu, chọn Fill > Series. Khi đó, sẽ có một bảng xuất hiện trên màn hình. 

Bước 3: Ở mục Series in, chọn Columns nếu bạn muốn đánh số theo hàng dọc, chọn Rows nếu cần đánh số theo hàng ngang. Tiếp đến, tại mục Stop value, hãy nhập số cuối cùng bạn cần đánh số, sau đó ấn OK là xong.

6 cách đánh số thứ tự trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2021

 

  • Ưu điểm: Đánh số nhanh lên đến hàng trăm, hàng ngàn và không giới hạn.
  • Nhược điểm: Tương tự như Cách 1, nếu bạn xóa hàng bất kỳ thì số thứ tự sẽ không được cập nhật và phải thay đổi từ vị trí xóa trở về sau.

Cách 3: Dùng công thức “+1” để đánh số

Cách này tận dụng một phép toán cực đơn giản để có thể đánh số trên Excel nhưng lại ít khi được sử dụng như 2 cách trên.

Các bước thực hiện như sau: 

Bước 1: Nhập số 1 vào ô đầu tiên cần đánh số. Ví dụ, bạn nhập số 1 vào ô A2.

Bước 2: Tại ô A3, bạn hãy nhập công thức =A2+1. Khi đó, bạn sẽ nhận lại được giá trị ở ô A3 là 2.

Bước 3: Bạn bôi đen ô A3 và rê chuột đến góc dưới bên phải của ô, khi đó biểu tượng dấu + sẽ xuất hiện. Hãy ấn giữ và kéo chuột xuống đến vị trí cuối cùng cần đánh số.

6 cách đánh số thứ tự trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2021

 

  • Ưu điểm: Dễ thực hiện.
  • Nhược điểm: Khi xóa hàng bất kỳ thì các giá trị ở phía sau sẽ bị lỗi. Đồng thời cách này cũng không khả thi với số lượng nhập lớn lên đến hàng trăm, hàng ngàn.

Cách 4: Áp dụng hàm Sequence

Hàm Sequence là được xem là bí kíp bỏ túi của dân Excel lâu năm khi cần đánh dấu số thứ tự vì công thức tương đối đơn giản và cũng không gặp phải tình trạng bị lỗi khi xóa bất kỳ hàng nào.

Cách làm như sau:

Tại ô đầu tiên cần đánh số, bạn hãy nhập công thức =SEQUENCE(số lượng hàng cần đánh số) rồi nhấn Enter.

Ví dụ, bạn cần đánh số cho 20 hàng thì bạn nhập hàm =SEQUENCE(20).

 

  • Ưu điểm: Công thức hàm đơn giản, dễ nhớ. Không bị lỗi khi xóa hàng bất kỳ và khả dụng đối với việc đánh số thứ tự số lượng lớn.
  • Nhược điểm: Không thể chỉnh số thủ công theo từng ô.

Cách 5: Sử dụng hàm ROW

Đây cũng là một cách được sử dụng phổ biến bởi dân Excel lâu năm vì công thức đơn giản, dễ nhớ và số thứ tự được tự động cập nhật dù có xóa hàng nào đi nữa.

Cách thực hiện:

Bước 1: Nhập hàm =ROW()-X.

Ví dụ, ô đầu tiên cần đánh số nằm ở hàng số 2 và bạn muốn đánh số thứ tự là 1 thì nhập =ROW()-1; tương tự nếu ô đầu tiên cần đánh số nằm ở hàng số 4 và bạn muốn đánh số thứ tự là 1 thì nhập =ROW()-3.

Bước 2: Bôi đen ô, rê chuột đến vị trí góc dưới bên phải của ô, ấn giữ và kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần đánh số.

 

  • Ưu điểm: Công thức hàm đơn giản, dễ nhớ. Nếu xóa hàng bất kỳ thì số thứ tự cũng sẽ được tự động cập nhật.
  • Nhược điểm: không khuyến khích sử dụng nếu phải đánh số lượng hàng lớn vì phải kéo thủ công.

Cách 6: Dùng hàm Subtotal

Nếu biết đến cách này thì ắt hẳn bạn phải là một “dân chuyên Excel” chính hiệu. Hàm Subtotal thường được sử dụng để đánh số thứ tự vì sự nhanh chóng cũng như tăng hiệu quả công việc.

Cách sử dụng như sau:

Bước 1: Tại vị trí đánh số đầu tiên, nhập hàm =SUBTOTAL(3,$Ô bắt đầu nhập dữ liệu:Ô bắt đầu nhập dữ liệu). Ví dụ, =SUBTOTAL(3,$B$2:B2).

Bước 2: Bôi đen ô, di chuột đến góc phải bên dưới của ô rồi kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần đánh số.

 

  • Ưu điểm: Số thứ tự được tự động cập nhật khi xóa hàng bất kỳ.
  • Nhược điểm: Công thức hàm phức tạp hơn các cách trên, nếu nhập số lượng lớn thì không khả thi vì phải làm thủ công bằng tay.

Rủi ro khi sử dụng phần mềm Office crack

Nhiều người hiện nay vẫn hay sử dụng các phần mềm Office crack tải về từ các trang web trên internet vì cho rằng không cần thiết phải bỏ một số tiền ra để sở hữu Office bản quyền trong khi có thể sử dụng free. Tuy nhiên, điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro cho dữ liệu, tài liệu quan trọng và cho cả máy tính của bạn.

Thứ nhất, các phần mềm Office crack không đảm bảo hoạt động ổn định, sẽ bị thoát đột ngột trong khi bạn đang làm việc trên phần mềm. Bên cạnh đó, dữ liệu của bạn khi lưu trong phần mềm crack có nguy cơ “bay màu” bất kỳ lúc nào khi phần mềm gặp trục trặc.

Thứ hai, các bản crack luôn có khả năng ẩn chứa mã độc, virus mà chúng ta không thể biết được. Càng sử dụng phần mềm crack nhiều thì nguy cơ dính mã độc, virus càng cao. Khi đã dính mã độc, hacker sẽ dễ dàng kiểm soát máy tính của bạn, đánh cắp dữ liệu quan trong cũng như thông tin cá nhân, các tài khoản mạng xã hội, thông tin thẻ ngân hàng,… Trường hợp xấu nhất là máy tính của bạn bị hư và bị đánh cắp tài sản.

Tạm kết

Hi vọng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn bỏ túi được nhiều mẹo hay giúp việc sử dụng Excel cho công việc, học tập được tiện lợi hơn nhiều. Đừng quên đón xem thêm nhiều thông tin hữu ích khác trên trang tin tức công nghệ Chiasefree nhé!

Bạn nghĩ sao về bài viết này?
+1
0
+1
0
+1
0
+1
0
+1
0



Lưu ý:
→ Vui lòng bình luận bằng tiếng Việt có dấu.
→ Hãy dùng tên và email thật của bạn khi comment.
→ Không sử dụng keyword trong ô Name.
→ Nếu có ý định Spam link thì hãy quên đi nhé.
→ Tất cả bình luận đều được kiểm duyệt vì thế hãy cẩn thận trước khi comment.
Xin cám ơn!

Add Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.