Cách tạo bảng chấm công trong Excel tự động hỗ trợ tốt cho việc theo dõi chấm công trong doanh nghiệp. Việc tạo file Excel chấm công gồm nhiều bước phức tạp nên nhiều người khó thực hiện. Cùng Chiasefree tìm hiểu cách tự làm lập bảng chấm công tự động cho cá nhân, tập thể theo ngày, theo giờ chi tiết cho nhân viên trên Excel dưới đây.
Nội dung chính
Xác định mô hình của bảng chấm công
Trước khi tìm hiểu chi tiết cách làm bảng chấm công trên Excel, bạn cần phải xác định mô hình cụ thể của nó. Khi thiết kế bảng chấm công, bạn phải làm rõ được file làm việc của mình cần có những nội dung gì? Lúc này, bạn cần trả lời các câu hỏi như bảng chấm công gồm những mục gì, file chấm công sẽ có bao nhiêu sheet, bảng chấm công sẽ có bao nhiêu dòng, bao nhiêu cột,…
Sau khi có đáp án cho những câu hỏi này, bạn sẽ tự làm bảng chấm công trên Excel một cách nhanh chóng và khoa học hơn. Nếu bạn chưa hình dung được mô hình của bảng chấm công thì có thể tham khảo gợi ý dưới đây của Chiasefree:
- 1 file chấm công sẽ có 13 sheet, trong đó có 1 sheet liệt kê danh sách nhân viên cần chấm công và 12 sheet còn lại là 12 tháng trong năm.
- Mỗi sheet chấm công sẽ gồm khoảng 20 nhân viên hoặc nhiều hơn tùy thuộc vào số lượng nhân sự của mỗi phòng ban.
- Ký hiệu chấm công giữa các nhân viên sẽ không giống nhau, mỗi người 1 kiểu và ký hiệu này sẽ được dùng xuyên suốt trong 12 tháng.
- Bảng chấm công sẽ có đầy đủ các cột thứ, ngày, tháng. Trong đó thứ bảy và chủ nhật sẽ có màu nền khác nổi bật hơn.
- Công của nhân viên sẽ được chấm theo ngày và tổng kết vào ngày cuối cùng của tháng.
- Tên nhân viên trong các sheet chấm công sẽ trùng với tên ở sheet danh sách nhân viên.
- Cách sử dụng hàm VALUE lấy số trong chuỗi ký tự Excel
- Cách sử dụng hàm INDIRECT trong Excel để tham chiếu giá trị
Cách tạo bảng chấm công trong Excel
Sau khi xây dựng xong phần sườn của bảng chấm công, bạn hãy tiến hành cách tạo bảng chấm công trong Excel tự động. Dưới đây, Chiasefree sẽ mô tả cách tạo bảng chấm công trên Excel cực dễ mà lại đẹp mắt. Tất cả bao gồm 6 công đoạn sau:
Tạo bố cục các Sheet
Như đã đề cập ở trên, bảng chấm công sẽ gồm 13 trang tính nhưng trong bước này, bạn chỉ cần tạo hai sheet đó là sheet danh sách nhân viên và sheet Tháng 1. Với sheet của các tháng từ 2 đến 12, bạn có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V để copy y nguyên nội dung trên sheet tháng 1 sang. Do đó, trang tính Tháng 1 bạn cần làm một cách chỉn chu và chuyên nghiệp nhất để không phải sửa đổi nhiều lần.
Tạo sheet danh sách nhân viên
Bước tiếp theo trong cách lập bảng chấm công trong Excel mà Chiasefree sẽ hướng dẫn bạn đó là đó là tạo trang tính thứ nhất Danh sách nhân viên. Trong trang tính này, bạn cần lập các cột như số thứ tự, mã nhân viên, họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, số CCCD, ngày vào làm,… Dưới đây là một số lưu ý mà bạn cần lưu tâm khi tạo sheet Danh sách nhân viên:
- Nên nhập nội dung từ cột B và dòng thứ 4 để liên kết với các sheet khác dễ dàng hơn.
- Cột ngày tháng năm sinh nên để cùng 1 định dạng bằng cách bôi đen cả cột, bấm chuột phải chọn Format Cell, ấn Custom, chọn định dạng dd-mm-yyyy.
Tạo sheet Tháng 1
Trong trang tính Tháng 1, bạn cần tạo bộ khung rồi thiết lập các mục nhỏ cho bảng chấm công. Cụ thể, bạn sẽ cần thêm các nội dung như sau vào trang tính ghi công Tháng 1:
- Tên bảng – Bảng chấm công ở trong khoảng từ B3 – E3.
- Tháng năm chấm công nằm trong khoảng B4 – E4.
- Bộ phận nằm trong ô B5.
- Định mức ngày chấm công nằm trong khoảng B6 – E6.
- Gồm các cột số thứ tự, mã nhân viên, họ và tên, ngày trong tháng (31 cột), quy ra công (5 cột) và ghi chú (1 cột).
Sau khi đã tạo các cột với nội dung như trên, bạn hãy tiến hành tùy chỉnh độ rộng của cột sao cho phù hợp các chữ trong mỗi cột đều hiện hết trong ô. Để điều chỉnh, bạn hãy để chuột ở giữa thanh ngăn cách giữa các cột trong bảng.
Tạo ngày tháng trong bảng chấm công
Đây là bước quan trọng và có cách thực hiện phức tạp nhất trong cách tạo bảng chấm công trong Excel cá nhân tự động. Bạn hãy làm tuần tự theo các bước mà Chiasefree hướng dẫn sau đây để tránh sai sót:
Bước 1: Tại ô B4 nhập chữ tháng, ô D4 nhập 1, E4 nhập chữ Năm, F4 nhập năm.
Bước 2: Tại ô E9 nhập hàm =date(F4,D4,1). Sau đó bạn bấm chuột phải vào ô đó chọn Format Cell, chọn Custom rồi nhập dd vào ô Type và click Ok.
Bước 3: Tại ô F9 gõ hàm =E9+1 rồi nhấn Enter, sau đó bôi đen từ ô F9 đến AI9 gõ Ctrl + R.
Bước 4: Tại ô E10 nhập hàm =IF(WEEKDAY(E9)=1,”CN”,WEEKDAY(E9)) rồi nhấn Enter. Sau đó, bạn hãy bôi đen từ E10 đến AI10, bấm chuột phải chọn Format Cell rồi chọn Custom. Tại ô Type gõ TGeneral và nhấn Ok.
Bước 5: Bôi đen toàn bộ từ E10:E30 đến AI10:AI30 rồi chọn Conditional Formatting sau đó bạn click vào mục New rule. Trên màn hình máy tính sẽ xuất hiện cửa sổ New Formatting Rule hiện ra, chọn Use a formula to determine which cells to format rồi bạnnNhập =if(E$9=”CN”,1,0) vào ô trống sau đó nhấn Format. Cuối cùng, bạn chọn Fill và chọn màu nền rồi nhấn Ok để những ngày chủ nhật sẽ có màu nền khác.
Đặt ký hiệu chấm công
Ở bước này, bạn cần đặt ký hiệu cho một số trường hợp chấm công cụ thể. Lưu ý là ký hiệu giữa các loại công cần khác nhau và đồng nhất giữa các tháng trong năm. Bạn hãy lập một mục nhỏ dưới bảng tính rồi viết các trường hợp và ký hiệu của chúng ra. Sau đó, bạn hãy nhập từng loại công vào các ô trong mục Quy ra công trong bảng. Dưới đây là một số trường hợp chấm công mà bạn có thể tham khảo từ Chiasefree:
- Ngày công thực tế, đi làm đầy đủ, đúng giờ: Ký hiệu X.
- Nửa ngày công, làm 1 buổi và nghỉ 1 buổi: Ký hiệu V.
- Nghỉ làm nửa buổi hoặc cả ngày nhưng vẫn được hưởng lương: Ký hiệu P.
- Nghỉ nhưng không có lương: Ký hiệu K.
- Trường hợp mang thai, đau ốm: Ký hiệu O.
Đặt hàm công thức tính công
Bước cuối cùng trong hướng dẫn cách tạo bảng chấm công trong Excel mà Chiasefree muốn chia sẻ với bạn là đặt hàm công thức tính công. Bạn sẽ cần nhập hàm vào từng loại công để tính số buổi mà nhân viên đã đi làm đầy đủ, làm nửa ngày, nghỉ ốm đau,…
- Tại cột AI11: =COUNTIF(E11:AI11,G34).
- Tại cột AK11: =COUNTIF(E11:AI11,G35).
- Tại cột AL11: =COUNTIF(E11:AI11,G36).
- Tại cột AM11: =COUNTIF(E11:AI11,G37).
- Tại cột AN11: =COUNTIF(E11:AI11,G38).
Khi đã nhập đầy đủ các hàm trên vào dòng 11, bạn hãy kéo chuột từ dòng 11 đến hết bảng để copy công thức tính xuống các dòng khác. Sau đó, bạn hãy sao chép sheet chấm công này sang các trang tính còn lại bao gồm từ tháng 2 đến tháng 12.
Những lưu ý khi làm bảng chấm công
Trong quá trình tự làm bảng chấm công, chắc hẳn bạn sẽ gặp một số vấn đề phát sinh khi tạo hàng, cột hay nhập hàm. Để việc tạo file ghi công diễn ra đơn giản và nhanh chóng nhất thì bạn hãy chú ý tới một số điều mà Chiasefree liệt kê dưới đây:
- Giữa các sheet chấm công cần đồng bộ với nhau về ký hiệu, hàm công thức tính và cách thức hoạt động.
- Trước khi phân hàng và cột cần xây dựng các tiêu chí để tạo ra một bảng lớn. Sau đó, trong các mục lớn sẽ chia ra những mục nhỏ hơn, làm lần lượt như vậy cho đến khi hết các nội dung cần điền vào bảng để tránh sai sót.
- Sau khi đã nhập đầy đủ dữ liệu và hoàn thành việc chấm công, bạn hãy ghi rõ ngày, giờ đã làm xong để tiện kiểm tra và tránh nhầm lẫn.
Cách làm bảng chấm công dễ dàng với phần mềm
Nhìn chung, cách tạo bảng chấm công tự động trong Excel khá phức tạp và mất thời gian nên thường chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nhân viên ít. Còn đa số các công ty lớn thường chấm công thông qua phần mềm bởi sự thuận tiện, nhanh chóng và chính xác. Chiasefree sẽ giới thiệu cho bạn 2 phần mềm tiêu biểu sau:
MISA AMIS
MISA AMIS là một phần mềm chấm công do Công ty cổ phần MISA phát triển. Ứng dụng này đã giúp các doanh nghiệp giảm được gánh nặng trong việc nhập số liệu và chấm công của nhân viên. Với MISA AMIS, công ty có thể chấm công trên điện thoại một cách nhanh chóng và thuận tiện, không cần tạo bảng lằng nhằng bởi phần mềm đã làm sẵn cho.
Cách tạo bảng chấm công trong Excel tự động trên điện thoại này có thể ghi công theo nhiều hình thức khác nhau như quét vân tay, nhận diện khuôn mặt,… Nhờ đó mà doanh nghiệp theo dõi ngày giờ đi làm và tính trung thực của nhân viên một cách chính xác nhất.
Bên cạnh đó, phần mềm MISA AMIS còn đưa ra các bảng báo cáo tình hình đi làm theo phòng bạn, tình hình nghỉ, danh sách đi muộn,…. Điều này giúp cho các cấp lãnh đạo dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự của công ty mình để đưa ra hướng giải quyết phù hợp.
Nếu muốn tìm hiểu chi tiết cách sử dụng phần mềm chấm công này, bạn hãy truy cập vào đường link sau https://academy.misa.vn/huong-dan-su-dung-amis-cham-cong. Tại đây sẽ có đầy đủ các video hướng dẫn bạn cách làm bảng chấm công theo giờ bằng Excel, liên kết dữ liệu từ máy chấm công đến ứng dụng, cách tạo bảng chi tiết,…
CoffeeHR
CoffeeHR cũng là một trong những giải pháp mà những công ty thường dùng để chấm công. Các bảng chấm công của ứng dụng này thì được thiết kế tương tự như khi bạn làm trên Excel. Muốn sử dụng chấm công CoffeeHR, bạn cần phải tải phần mềm về máy trước. Sau đó, bạn tiến hành kết nối phần mềm với các loại máy chấm công và điền danh sách nhân viên vào ứng dụng.
CoffeeHR có thể chấm công theo nhiều dạng khác như GPS, vân tay, nhận diện khuôn mặt,… với độ chính xác đến từng giây, từng phút. Qua đó, nhà lãnh đạo có thể nắm bắt kịp thời mọi hoạt động đang diễn ra để đưa ra phương án lương thưởng phù hợp. Bên cạnh đó, phần mềm này cũng có các mục phân tích, đánh giá tình trạng đi làm của các phòng ban trong công ty.
Trên đây là cách tạo bảng chấm công trong Excel tự động cho cá nhân, tập thể theo ngày, theo giờ chi tiết cho nhân viên mà Chiasefree đã tổng hợp. Cách tự làm bảng chấm công trên Excel khá phức tạp nên bạn hãy thực hiện thật tỉ mỉ nhé. Nếu muốn biết những mẹo khác về Excel, hãy tiếp tục đến với Chiasefree trong những lần sau.
Xem thêm bài viết chuyên mục: Thủ thuật excel
Add Comment